Als ich mit meiner Selbstständigkeit begonnen habe, habe ich mein Büro in meinem alten Kinderzimmer eingerichtet. Später folgte ein kleines Büro für ca. 3 Mitarbeiter, aktuell haben wir ein wunderschönes Büro in einem alten Fachwerkhaus in Bayreuth.

Meine SEO-Arbeiten waren zu Beginn eher Zufall. Unkoordiniert, aber mit einem guten Ergebnis. Vor 10 Jahren war es aber auch noch wesentlich einfach zu ranken.

Irgendwann habe ich angefangen SEO-Projektmanagement einzuführen, um möglichst hohe Effizienz und Zeitersparnis zu erzielen. An diesen Erfahrungen möchte ich euch teilhaben lassen.

Bitte beachten: Dies sind keine tiefgehenden Projektmanagementschritte, sondern eher Impulse für Ihre Organisation. Gerne erweitere ich diese Tipps um ihre Ergänzungen – dann haben wir ein wachsendes Dokument und das liebt ja auch Google sehr 🙂

1) Projektmanagement ist eine SEO-Fähigkeit

Der Erfolg einer SEO-Kampagne ist nicht nur Resultat Ihrer SEO-Fähigkeiten, Ihrer Taktik und Ihrer individuellen Realisierung. Am Erfolg einer Kampagne ist maßgeblich die Organisation beteiligt.

Oft basieren Projekte ja nicht nur auf Ihren Arbeitsschritten, sondern auf zahlreichen externen Faktoren, wie Teilprojekte, Kundenwünsche („könnten Sie nicht mal schnell 15 Link aufbauen? Was – so teuer ist das?“, Marketingvorgaben („das Keyword möchte ich aber nicht, dass passt nicht zu unserem Corporate Wording“), Redakteure („700 Wörter und kein Einheitsbrei – puh…“). Was Sie daher schnell lernen sollten, ist es, die Projekte effektiv zu verwalten. Ich bin mir sicher, dass die Fähigkeiten eines Projektmanagers helfen, Erwartungen an SEO-Projekte besser zu managen, frühzeitig bei Problemen gegenzusteuern, Ziele zu erreichen und vor allem: Folgeaufträge zu generieren.

2) Ziele definieren und erreichen

SEO-Strategien sind meist sehr komplex, da oft sehr viele Faktoren wie ein Zahnrad ineinandergreifen müssen. Es gibt jedoch einige Essentials, die man hier erwähnen kann:

* Projekt-Kickoff: Dies ist einer der ersten Schritte nach der Auftragsvergabe, oft auch schon in der Pitchphase, mit dem Kunden. Diskutieren Sie akribisch die Ziele Ihrer Kunden, halten Sie diese Ziele in einem Follow-up-Mail fest und richten Sie Ihre strategischen Maßnahmen unbedingt daran aus. Sie haben weitere Ideen? Informieren Sie Ihren Kunden und nehmen Sie diese Steps mit auf.

* Monatliches „Scrum“: Zum Beginn jeden Monats treffe ich mich mit meinem Team und diskutiere die letzten 4 Wochen. Welche Aufgaben wurden erledigt? Welche Aufgaben stehen im kommenden Monat an? Welche Aufgaben müssen teamintern geshiftet werden? Welche Aufgaben kamen neu dazu? Müssen wir eventuell schon jetzt gegensteuern?

* Wochen-Sprints: Diese Mini-Einsätze sind Scrums in Kurzfassung. Wir führen unsere Sprints wöchentlich durch und sprechen über: Aufgabenerledigung, neue Aufgaben, sind wir „auf Kurs“?

* Monatsberichte: Zu Beginn jeden Monats schicken wir jedem unten einen kurzen Statusbericht. Woran arbeiten wir gerade? Was erledigen wir in den nächsten 4 Wochen? Was muss gf. kundenseitig getan werden?

Wir visualisieren Projektstand, Meilensteine (im Ampelsystem) und sonstige Neuigkeiten.

* Kundenmeetings: Bei größeren Projekten treffen wir uns – im Normalfall – alle 4-6 Wochen mit dem Kunden. Wir diskutieren hier Projektstati und beantworten alle Fragen des Kunden. Bringt mächtig viel für das gute Gefühl!

Natürlich sind alle Schritte ein iterativer Prozess. Wir können jederzeit auf Anforderungen nachjustieren. Nur selten laufen Projekte genau nach Plan und genau das macht einen guten Projektmanager aus: Immer auf die aktuelle Situation zu reagieren und rechtzeitig gegenzusteuern.

Oft ist die Zeitschiene ein Problem – hier ist es essenziell, dass der Projektmanager ein Näschen für eventuelle Probleme hat. Bevor Sie entstehen.

3) Tools

Nur mit den richtigen Tools, lassen sich Projekte effektiv managen. Nicht immer ist ein teures und kompliziertes Projektmanagement-Tool notwendig, oft aber hilfreich. Doch auch mit kleineren Tools kann man sich schon Abhilfe verschaffen:

* Doodle —> Terminkoordination

* Tool —> Zeit verfolgen

* Redbooth —> Projektmanagement – kostenlos für bis zu 5 Teammitglieder

* Google Drive —> Planung, Konzeption usw.

* Dropbox —> Dateien sharen

* Google Mail & Hangout —> Kommunikation

* Google Kalender —> Termine koordinieren

Dazu kommt natürlich als Basis unserer Arbeit ein Sammelsurium an Tools. Wir verwenden hauptsächlich: Sistrix, SEO Moz, OnPage.org, Linkbird, Linkreasearch Tools usw.

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4) Kommunikation! Kommunikation!

Bleiben Sie zu jedem Zeitpunkt nah am Kunden. Auch wenn es scheinbar nicht viel zu berichten gibt. Seien Sie kreativ und berichten Sie. Oft werden wir SEOs betriebsblind und Dinge, die für uns eher Nebensächlichkeiten sind, sind jedoch für den Laien ein großer und wichtiger Schritt.

Nur mit einer effektiven und direkten Kommunikation können Probleme effektiv gelöst werden und Missverständnisse geklärt werden. Arbeiten Sie wirklich hart an dieser Beziehung. Genau diese Freundschaft – entschuldigen Sie meine Wortwahl – könnte Ihnen eines Tages den Arsch retten. Nur durch den Aufbau einer „Freundschaft“ sind Sie in der Lage Ihren Kunden besser zu verstehen und zu managen.

Eine wöchentliche Mail ist sehr hilfreich!

Tipp: Auch ich neige sehr dazu eine E-mail zu schreiben, doch: Nehmen Sie das verdammte Telefon!

Wir sind SEOs und da kann man auch extrem schnell Mails tippen. Das Telefon klärt Dinge aber viel schneller und effizienter.

5) Sei ein Leader

Als Lead-SEO sind Sie verantwortlich für die Qualität der Arbeit. Wenn Projekte ins Chaos driften, ist es an Ihnen das Ruder herumzureissen und es wieder auf Spur zu bringen. Es ist Ihre Aufgabe das Niveau zu halten und auf Sieg zu spielen. Überprüfen Sie die Arbeiten, wieder und wieder. Checken Sie die Korrespondenz zum Kunden, Monatsberichte und Milestones. Ich weiß, dass klingt alles nach „Steuerberater“ – aber je akribischer Sie vorgehen, desto erfolgreicher werden die Projekte.

Respektieren Sie die Wünsche Ihres Kundens. Er ist kein SEO-Experte, kein Social-Media-Guru. Genau deshalb beauftragt er Sie. Ihre Haltung als Projektmanager ist maßgebend für alle Projektbeteiligten.

6) Kundenzufriedenheit

Es gibt nur einen König und das ist der Kunde. Ende.

„Er kann jeden feuern und gibt sein Geld einfach woanders aus.“ – Sam Walton

Als SEO sind es meine Ziele die Website zu optimieren, Onpage- und Offpage, Links aufzubauen, genialen Content zu kreieren und zu seeden, die Usability und Konversion zu optimieren. Das Ranking des Kundens soll sich verbessern, er soll mehr verdienen und ein effektives Marketingwerkzeug an die Hand bekommen. Manchmal sind diese Endziele für einen Projektmanager zu idealistisch. Ein guter Projektmanager muss einfach mal machen. Entscheidungen treffen. Antreiber sein. Händchen halten.

Es ist an Ihnen, Ihren Kunden glücklich zu machen. Während Sie die SEO-Ziele realisieren.

7) Taktik und Ressourcen

Bevor Sie an die Realisierung eines Projektes gehen, sollten Sie immer die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen überprüfen. Je nach Ressourcen legen Sie sich Ihre Taktik parat. SEO-Ressourcen können beispielsweise Zeit, Geld, Bandbreite oder auch Talent sein.

Foto: fotolia – © Rawpixel

Bei der Auswahl eines SEO & Web Dienstleisters oder einer Online-Marketing Agentur oder Online-PR-Services, achten Sie zumindest auf diese Auszeichnungen:

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